Activités principales - POSTE à 50 %

Gère l’accueil physique et téléphoniques des apprenants-intervenants (accueillir, orienter, informer le public)

Traite les courriers                

Assure la transmission et diffusion des différents documents liés à l’activité de l’institut de formation             

Collabore avec la direction, les membres du CHPCB, les tutelles pour les processus de financement et prise en charge des apprenants                    

Est en relation avec l’équipe pédagogiques, les apprenants, les partenaires externes                             

Transmet les informations à la direction et la coordination

Assure la gestion administrative des dossiers des apprenants : traitement des dossiers apprenants (préparation- suivi- archivage)

Participe au traitement des informations administratives de l’apprenants de l’entrée en formation à la diplomation              

Participe au contrôle des données/ des documents

Recueille, saisie, met à jour les informations, tableaux, fichiers divers.

Participe à l’organisation des diverses instances-sections -commissions au sein de l’institut (préparation de salles, de documents- prise de note-élaboration de procès-verbaux)

Formation/diplôme

Gestion administrative

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques (Word Excel) -logiciel de gestion.

Maitrise internet- courrier électronique-agenda électronique.

Maitrise des techniques de secrétariat.

Connaissance globale des textes réglementaires en lien avec les professions paramédicales, le fonctionnement de l’institut, le droit des apprenants et la politique générale d’un établissement public de santé.

Connaissances des différentes techniques de communication.

Connaissance du logiciel BL FORMATION

Savoir-être

Sens de l’accueil et de l’écoute.

Adopter une posture bienveillante et éthique.

Savoir gérer des situations conflictuelles, maitrise de soi.

Faire preuve de discrétion.

Travailler en équipe/ en réseau

Savoir-faire

Utiliser les outils bureautique/ technologie de l’information et communication

Rédiger des informations pour assurer un suivi, une traçabilité

Savoir actualiser ses connaissances en fonction des évolutions numériques (IA).

Sens de l’anticipation et de l’organisation.

Savoir archiver- classer des données.

Evaluer la pertinence et la véracité des données et des informations